スキャンリー 新機能のご案内
今回のアップデートでは、「もっと簡単に、もっと使いやすく」をテーマに、ブックマーク・自動リネーム・手動リネーム・命名規則の4つの領域で大幅な機能強化を行いました。本資料では、実際の画面と併せて、変更点と活用シーンをご案内いたします。
これまで通りのご利用を希望されるお客様は、何も変更する必要はありません。
今回のアップデートでは大幅な機能追加を行いましたが、追加された機能はすべて「使いたい方が使える」オプション機能です。これまでと同じ運用を続けたいお客様は、設定変更も追加作業も一切不要。昨日までと全く同じ操作で、これまでと同じ結果が得られます。どうぞ安心してご利用を継続ください。
最新版のスキャンリーは、下記リンクよりダウンロードしてください
最新版をダウンロードなお、お手数ですが、古いアプリの削除をお願いいたします。
一般的にフォルダのブックマークは、エクスプローラーへのピン止めや、デスクトップへのショートカット配置で実現します。しかし、
- ピン止めは名称変更・階層化ができず、わかりにくい
- デスクトップにショートカットを置くと、いつの間にかショートカットだらけ
フォルダブックマークなら、左画面で階層構造で整理でき、欲しい情報にいつでもアクセスできます。
使い方 この画面専用のグループフォルダを作成し、フォルダをドラッグまたはコピペするだけ。
フォルダ転送機能で転送された文書は、ここから一元的に管理することが可能です。
左画面・中央画面のアイコンは、すべてショートカットです。スキャンリー上で削除しても、元のフォルダ・ファイル本体には一切影響ありませんので、安心して整理いただけます。
一方、右画面は実際のエクスプローラの内容を表示しています。ここでの修正・削除は、実際のフォルダ・ファイルに反映されますので、誤操作にはくれぐれもご注意ください。
いつも使うExcelやPDFファイルのショートカットを、デスクトップに置いていませんか？
- あっという間にデスクトップがショートカットだらけになる
- わかりやすくするためにフォルダで分類したら、使わなくなる
スキャンリーのブックマークなら、ファイル単位での登録にも対応。種類ごとにフォルダ分けして整理できるので、書類を探す手間が一気に解消されます。
画面例のように、グループフォルダ内で、explorer.exe、Taskmgr.exe（ローカルアプリ）と、Googleマップ（WEBアプリ）を区別なく一元管理できます。
使い方 ローカルアプリのリンク、またはWEB URLをドラッグ＆ドロップ／コピー＆ペースト。
画面右上の「WEBブックマーク取込み」ボタンから、ブラウザのブックマークをエクスポートしたファイルを直接インポートできます。画面例では「YouTube」「Yahoo! JAPAN」がWEBグループに登録されています。
画面上部の「検索」ボタンから、登録済みのすべてのブックマークを横断検索できます。
- 複数のフォルダを横断して同時に検索できる
- エクスプローラーの検索よりも高速
- 検索結果を柔軟にソートできる
日々スキャンリーでPDFを自動リネームしておけば、追加の手間なく過去の情報にアクセスできるようになります。リネームの積み重ねが、そのまま検索可能な資産に変わります。
ブックマーク画面でPDFを選択し、そのままリネームを実行することもできます。タブを切り替える必要はありません。
これまでは、アプリを起動するたびに「監視開始」ボタンを押す必要がありました。今回より、監視フォルダが既に設定されている場合は、起動と同時に自動で監視を開始します。
画面上部の「状態：監視中」表示で、現在の動作状況がひと目でわかります。
画面中段に「手動リネーム」ボタンを新設しました。アプリ起動前から監視フォルダに置かれていたPDFも、このボタンから一覧表示して、選んだものだけをリネームできます。
自動リネームが始まると、下のような進行状況ポップアップが表示されるようになりました。
リネームが完了すると、結果一覧がポップアップで表示されます。
この画面では、以下の操作がそのまま行えます。
- ファイル名をその場でクリックして修正できる
- 転送先フォルダのリンクをクリックすると該当フォルダを開く
- ファイル名をダブルクリックするとPDFが開き、中身をすぐ確認できる
- ファイル名をドラッグまたはコピペでエクスプローラ等にコピーできる
従来の「補助機能」タブを「手動リネーム」に名称変更しました。役割が直感的にわかるようになっています。
画面上部の「PDFファイル選択」エリアに、ファイルやフォルダを直接ドラッグ＆ドロップ、またはコピー＆ペースト（Ctrl+V）するだけで、リネーム対象として追加できます。
もちろん、従来通り「ファイル追加」「フォルダ追加」ボタンからも選択可能です。
画面中段の「出力設定」で、リネームの動作モードをラジオボタンで切り替えられるようになりました。
- 元のファイルを直接リネームする（上書き） ── ファイル数を増やさず効率重視
- 出力先フォルダにコピーする ── 元ファイルを残し、コピーをリネーム
「命名規則で設定した転送先フォルダにも転送する」チェックボックスで、リネーム後にそのまま分類フォルダへ振り分けるかどうかを選べます。
文書種別の新規登録が、格段に簡単になりました。これまでは、新しい文書種別を登録する場合、命名規則をすべて手作業で設定する必要がありました。
今回からは、AIがフルサポート。文書種別名、識別ワード、命名規則のパターンと例、強化指示まで、サンプルのPDFをアップロードするだけで面倒な設定はAIが提案してくれます。
画面上部の「共通追加指示を編集」ボタンを押すと、専用の大きな編集画面が開くようになりました。長文の指示も、見やすく快適に編集できます。
画面左上の文書種別プルダウンボタンから、専用の選択ポップアップが開きます。
各文書種別に「一般」「固有」の2区分を設定できるようになりました（画面の「区分」プルダウン）。
- 一般文書 ── 請求書、領収書、契約書、見積書、納品書など、汎用的な書類
- 固有文書 ── 「日本年金機構_保険料納入告知・領収済通知書」など、個別具体的な書類
固有文書（特定の取引先・特定の様式）を、確実にその種別に分類するための「決め手キーワード」を設定できる機能です。一般文書では使用しません。
たとえば「ABC商事の請求書」と「XYZ社の請求書」のように、同じ請求書でも取引先ごとに別の文書種別として管理したい場合、両者を区別する固有名（会社名・書類番号体系・固有の文言）を識別ワードに設定します。
画面中段に、新たに「強化指示を編集」と「専用指示を編集」の2つのボタンを追加しました。
専用指示＝ ユーザーが手入力でカスタマイズする指示
- 強化指示の設定は任意ですが、設定することで精度が向上します
- ご自身で記述することも、AIによる自動編集機能で生成することも可能です
- AI生成後は、念のため目視での確認をお願いいたします
画面下部の「出力先フォルダの既存ファイル名を見本にして揃える」チェックボックスを有効にすると、出力先フォルダにある既存ファイルの命名パターンを参照し、それに揃えてリネームします。
人間がリネームを行う場合、通常は格納先の過去のファイル名の規則に沿ってリネームします。この人間の作業手順と同じことを、AIに自動で行わせる機能です。
※本機能を有効にすると、上段で設定したパターン・例はグレーアウトし、参照されなくなります。
画面下部の「このフォルダを監視してPDF投下時に自動リネーム」チェックボックスで、出力先フォルダ自体を監視対象にできます。
このフォルダにPDFをコピーするだけで、その文書種別の命名規則でリネームが自動実行されます。人間が普段行っているリネームのワークフローを、そのままAIに任せることができます。
画面下部の「命名規則の共有（Excel経由）」セクションから、命名規則をExcelファイルとして書き出し／読み込みできるようになりました。
- 命名規則を保存・バックアップできる
- Excel上で一括編集が可能
- エクスポートした命名規則を、他のメンバーと共有できる
※インポート時は、同じ文書種別名は上書き、新しい行は追加、既存の未一致行はそのまま残ります。
本アップデートで目指したこと
スキャンリーは「PDFリネームツール」から、ビジネスファイル管理のデスクトップへ進化します。ファイルを「リネームして整理する」だけでなく、「整理されたファイルや関連情報に、すばやくアクセスする」までを一気通貫でサポート。
ITに詳しい担当者がいない中小企業でも、難しい設定なしに使い始められる「簡単さ」を、今後も最優先で磨いてまいります。