電子帳簿保存法のスキャナ保存、ファイル名の検索要件を満たす最も簡単な方法

電子帳簿保存法の「検索要件」とは？

2024年1月から完全義務化された電子帳簿保存法。紙の書類をスキャナで読み取って電子保存する「スキャナ保存」では、保存した書類を後から検索できるようにしておく必要があります。

具体的には、次の3つの項目で検索できることが求められています。

つまり、スキャンした請求書や領収書を「いつの」「いくらの」「どこの」取引かで探せるようにしておかなければなりません。

検索要件を満たす3つの方法

検索要件を満たすには、いくつかの方法があります。

方法1：文書管理システム（DMS）を導入する

専用の文書管理システムにスキャンデータを取り込み、日付・金額・取引先をシステム上で管理する方法です。

方法2：索引簿（Excel管理表）を作成する

Excelで索引簿を作り、スキャンしたファイルごとに日付・金額・取引先を手入力する方法です。国税庁も認めている正式な方法の一つです。

方法3：ファイル名に検索情報を含める（最もシンプル）

実は、ファイル名自体に「日付・金額・取引先」を含めておけば、検索要件を満たせます。Windowsのエクスプローラーの検索機能で検索できるためです。

索引簿の作成も、専用システムの導入も不要。最もシンプルで確実な方法です。

問題は「ファイル名を付ける手間」

ファイル名に検索情報を含める方法は最もシンプルですが、1つ大きな問題があります。

スキャンするたびに、手作業でファイル名を変更しなければならないということです。

複合機でスキャンしたPDFは「scan001.pdf」のような名前で保存されます。これを1件ずつ開いて中身を確認し、日付・取引先・金額を読み取ってファイル名を入力する。1件あたり約2分かかります。

会計事務所や税理士事務所では、確定申告の時期に月数百件のスキャンが発生することも珍しくありません。この手作業を放置すると、スタッフの大きな負担になります。

AIでファイル名を自動生成する

この「ファイル名を付ける手間」を解決するのが、AIによる自動リネームです。

スキャンゴは、複合機のスキャン先フォルダを監視し、新しいPDFが追加されるとAIが内容を読み取り、「日付_取引先_金額_書類名」の形式でファイル名を自動で付けます。

スキャンしてから約10秒で完了します。手作業なし、索引簿なし、専用システムなし。複合機でスキャンするだけで、電子帳簿保存法に対応したファイル名が自動的に付きます。

命名規則は自由にカスタマイズ可能

スキャンゴでは、ファイル名の形式（命名規則）を自由に設定できます。会社の運用に合わせてカスタマイズが可能です。

セキュリティは大丈夫？

「請求書や領収書をAIに送って大丈夫？」という不安を感じるのは当然です。スキャンゴでは以下の対策を取っています。

• 送信するのはPDFの先頭2ページのみ ― 必要最小限のデータだけを処理
• Google Cloud（東京リージョン）でAI処理 ― AI解析は東京リージョンで実行、通信はすべてTLS暗号化
• AIの学習データに使用されない ― 企業向けAPI経由のため、各社が公式に不使用を明記
• サーバーにPDFを保存しない ― ファイル名を返した後、即座にデータを破棄
• 通信はTLS 1.3で暗号化 ― 銀行のオンラインバンキングと同レベル

詳しくはセキュリティへの取り組みページをご覧ください。

まとめ：電子帳簿保存法のファイル名対応は「ファイル名に含める」が最もシンプル

電子帳簿保存法のスキャナ保存で求められる検索要件を満たすには、3つの方法があります。

1. 文書管理システムの導入 ― 高機能だが高コスト
2. 索引簿（Excel）の作成 ― 無料だが手間と入力ミスのリスク
3. ファイル名に検索情報を含める ― 最もシンプルで確実

そして、ファイル名を付ける手間を解消するのがスキャンゴです。複合機でスキャンするだけで、日付・取引先・金額を含むファイル名がAIによって自動で付けられます。

索引簿の作成も、高額な文書管理システムも不要。電子帳簿保存法への最もシンプルな対応方法です。