複合機でスキャンしたPDFのファイル名を自動で変更する方法【2026年版】
この記事でわかること：複合機でスキャンしたPDFファイルのファイル名を自動で変更する3つの方法と、それぞれのメリット・デメリット。電子帳簿保存法の検索要件への対応方法も解説します。
「scan001.pdf」のままにしていませんか？
複合機（MFP）でスキャンしたPDFファイルは、通常「scan001.pdf」「img20260226.pdf」のような無意味なファイル名で保存されます。
このまま放置すると、次のような問題が発生します。
- ファイルを探すのに時間がかかる ― 中身を開かないと何のファイルか分からない
- 電子帳簿保存法の検索要件を満たせない ― 日付・取引先・金額でファイル名検索できる必要がある
- AIやシステムで活用できない ― ファイル名が無意味だと、検索やRAGの精度が下がる
1件あたり約2分。月に200件スキャンする会社なら、毎月約7時間がファイル名の手作業に消えています。
PDFファイル名を自動で変更する3つの方法
スキャンしたPDFのファイル名を自動化する方法は、大きく3つあります。
方法1：手作業 + ルール化
最もシンプルな方法です。「日付_取引先_金額_書類名」のような命名ルールを決め、スキャン後にスタッフが手動でファイル名を変更します。
例
scan001.pdf → 20260226_山田商事_55000_請求書.pdf
メリット
- 追加費用なし
- すぐに始められる
- ルールを柔軟に変更可能
デメリット
- 1件あたり約2分かかる
- ヒューマンエラーが避けられない
- スタッフの負担が大きい
向いている会社：月のスキャン枚数が20枚以下の少量環境。
方法2：Pythonスクリプト + OCR
Pythonのライブラリ（PyPDF2、Tesseract OCR）を使って、PDFからテキストを抽出し、正規表現でファイル名を生成するスクリプトを書く方法です。
メリット
- 自動化できる
- カスタマイズ自由
- ランニングコストが低い
デメリット
- プログラミング知識が必要
- 書類の種類が変わると修正が必要
- OCRの精度問題
- 保守・運用の手間
向いている会社：社内にプログラミングができるスタッフがいて、書類のフォーマットが固定されている環境。
方法3：AI自動リネームツール（スキャンゴ）
AIがPDFの内容を読み取り、書類の種類・取引先・日付・金額を自動で判別してファイル名を生成する方法です。複合機のスキャン先フォルダを監視し、新しいファイルが追加されると自動でリネームします。
処理例
scan001.pdf → 20260226_山田商事_55000_請求書.pdf
scan002.pdf → 20260225_佐藤建設_工事請負契約書.pdf
scan003.pdf → 20260220_田中法律事務所_委任状.pdf
メリット
- ほぼ自動（スキャン後、確認するだけ）
- 書類の種類を問わない
- プログラミング不要
- 電子帳簿保存法の検索要件に対応
- インストール不要（ポータブルEXE）
デメリット
- 月額費用がかかる（¥3,300〜）
- インターネット接続が必要
- Windows専用
向いている会社：月に数十〜数千件のスキャンがあり、手作業を減らしたい会社。プログラミングの知識は不要。
3つの方法を比較
| 手作業 | Python | スキャンゴ | |
|---|---|---|---|
| 導入の手軽さ | すぐできる | 開発が必要 | ダウンロードのみ |
| 月間コスト | 人件費 | 開発・保守費 | ¥3,300〜 |
| 処理時間/件 | 約2分 | 数秒 | 約10秒 |
| 対応する書類の種類 | すべて | 定型のみ | すべて |
| 電帳法対応 | 手動で対応 | カスタマイズ次第 | 自動で対応 |
| ミスの発生 | 起きやすい | 設計次第 | ほぼなし |
電子帳簿保存法とファイル名の関係
2024年1月から完全義務化された電子帳簿保存法では、スキャナ保存した書類に対して「日付・金額・取引先」で検索できることが求められています。
最も簡単な対応方法は、ファイル名にこれらの情報を含めることです。
電帳法に対応したファイル名の例
20260226_山田商事_55000_請求書.pdf
→ 日付（20260226）・取引先（山田商事）・金額（55000）で検索可能
スキャンゴを使えば、この形式のファイル名をAIが自動で生成します。スキャンするだけで、電子帳簿保存法の検索要件を満たすファイル名が自動的につきます。
AIに書類を送って大丈夫？
「AIにPDFを送るのはセキュリティ的に不安」という声をよくいただきます。スキャンゴでは以下の対策をとっています。
- 送信するのはPDFの先頭2ページのみ ― 書類全体は送りません
- 通信はすべてTLS 1.3で暗号化 ― 銀行と同レベルの暗号化
- AIの学習には一切使用されない ― 企業向けAPI（Anthropic/OpenAI/Google）を使用。各社が公式に「APIデータはトレーニングに使用しない」と明記
- サーバーにデータを保存しない ― AIがファイル名を返した後、即座に破棄
詳しくはセキュリティへの取り組みページをご覧ください。
まとめ
複合機でスキャンしたPDFのファイル名を自動で変更する方法は3つあります。
- 手作業 ― コストはかからないが時間と手間がかかる
- Pythonスクリプト ― 自動化できるが開発・保守の知識が必要
- AI自動リネームツール ― 月額費用はかかるが、スキャン後は10秒の確認だけ
月に数十件以上のスキャンがあり、電子帳簿保存法への対応も求められるなら、AI自動リネームが最も効率的な選択肢です。