電子帳簿保存法Q&A：スキャンした書類のファイル名はどうすればいい？
この記事でわかること：電子帳簿保存法（電帳法）のスキャナ保存について、経理担当者や会計事務所からよく聞かれる質問をQ&A形式でまとめました。ファイル名の付け方、原本の廃棄条件、スマホ撮影の扱い、税務調査で見られるポイントなど、実務で「これどうすれば？」と迷いやすい点を解説します。
Q1. スキャナ保存のファイル名、具体的にどうつければいい？
電子帳簿保存法のスキャナ保存では、保存した書類を「日付」「金額」「取引先」の3項目で検索できるようにする必要があります（検索要件）。
この検索要件を満たす最もシンプルな方法は、ファイル名にこの3項目を含めることです。
おすすめのファイル名の形式
20260310_山田商事_55000_請求書.pdf
20260228_佐藤工業_132000_見積書.pdf
20260115_田中税理士事務所_33000_顧問料領収書.pdf
形式：日付（8桁）_取引先_金額_書類名.pdf
この形式にしておけば、Windowsエクスプローラーの検索バーに「山田商事」「55000」「202603」と入力するだけで該当ファイルが見つかります。索引簿も専用システムも不要です。
Q2. ファイル名は日本語でもいい？英数字にすべき？
法律上、ファイル名に使う文字の種類に制限はありません。日本語でも英数字でもOKです。
実務上のおすすめは以下のルールです。
- 日付・金額：半角数字（20260310、55000）
- 取引先名：日本語（山田商事）
- 区切り文字：アンダースコア（_）
取引先名を英数字に変換すると、検索時に「あの会社、英語でどう書いたっけ？」となりがちです。日本語のまま入れるほうが検索しやすく、入力ミスも減ります。
注意
ファイル名に使えない文字（\ / : * ? " < > |）は避けてください。また、社名に「株式会社」を含める必要はありません。略称で統一するのがおすすめです。
Q3. 日付は「取引日」？「スキャンした日」？
ファイル名に含める日付は「取引年月日」です。請求書なら請求日、領収書なら発行日を使います。
書類ごとの「取引年月日」
| 書類 | 使う日付 |
|---|---|
| 請求書 | 請求日（発行日） |
| 領収書 | 発行日（支払日） |
| 見積書 | 見積日 |
| 契約書 | 契約締結日 |
| 納品書 | 納品日 |
スキャンした日付ではなく、書類に記載されている日付を使う点に注意してください。
Q4. 金額が書いていない書類はどうする？
見積書の依頼書や送付状など、金額が記載されていない書類もあります。その場合は金額の部分を省略するか、「0」と入れておけば問題ありません。
金額なしの場合の例
20260310_山田商事_見積依頼書.pdf
20260310_佐藤工業_0_送付状.pdf
検索要件で「金額」が求められるのは、金額の記載がある書類に対してです。金額が存在しない書類について、無理に金額を入れる必要はありません。
Q5. スキャンした原本は捨てても大丈夫？
一定の要件を満たしていれば、スキャン後に紙の原本を廃棄できます。ただし、以下の条件をすべて満たす必要があります。
原本廃棄の主な要件
- 入力期間内にスキャン：書類を受領してから最長約2か月＋7営業日以内にスキャンすること
- 解像度200dpi以上でスキャンすること（一般的な複合機の標準設定で満たせます）
- タイムスタンプの付与、または訂正・削除の記録が残るシステムで保存すること
- 検索要件（日付・金額・取引先で検索可能）を満たすこと
実務上のポイント
原本を廃棄する前に、スキャンデータの画質を確認しておきましょう。文字が読み取れない、一部が切れているなどの不備があると、税務調査で問題になる可能性があります。スキャン直後に画面で確認する習慣をつけることをおすすめします。
Q6. スマホで撮影した書類も対象？
はい、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像もスキャナ保存の対象になります。出張先で受け取った領収書をスマホで撮影して保存するケースなどが該当します。
ただし、以下の点に注意が必要です。
- 解像度200dpi相当以上で撮影すること（現在のスマホカメラなら通常問題なし）
- 書類全体が写っていること（一部が切れていないか確認）
- 文字が読み取れる画質であること（ピンボケ・影に注意）
- ファイル名の検索要件は複合機スキャンと同じ
撮影した画像も、「日付_取引先_金額_書類名」のファイル名を付けて保存してください。
Q7. 手書きの領収書もスキャナ保存できる？
はい、手書きの領収書もスキャナ保存の対象です。印刷された書類と手書きの書類で、保存要件に違いはありません。
ただし、手書き領収書は文字の読み取りが難しいケースがあります。ファイル名を手動で付ける場合、読み間違いに注意してください。
Q8. 税務調査ではどこを見られる？
スキャナ保存に関して、税務調査で確認されやすいポイントは以下の通りです。
税務調査で確認されるポイント
- 検索できるか：日付・金額・取引先で実際に検索して書類を提示できるか
- 画質は十分か：スキャンデータの文字が読み取れるか
- 入力期間を守っているか：受領から期限内にスキャンしているか
- 改ざんの有無：タイムスタンプや履歴で訂正・削除の記録が確認できるか
最も基本的なのは「検索できるか」です。調査官から「○月の○○商事からの請求書を見せてください」と言われた際に、すぐにファイルを提示できれば問題ありません。ファイル名に検索情報を含めておけば、数秒で対応できます。
Q9. 同じ取引先から同日に複数の書類がある場合は？
同じ日付・同じ取引先の書類が複数ある場合、ファイル名が重複する可能性があります。この場合は末尾に連番を付けるのが一般的です。
重複時の例
20260310_山田商事_55000_請求書.pdf
20260310_山田商事_33000_請求書_2.pdf
20260310_山田商事_12000_領収書.pdf
書類の種類や金額が異なれば自然とファイル名が変わるため、実際に重複するケースはそれほど多くありません。
ファイル名を毎回手動で付けるのが大変なら
ここまで読んで「ルールはわかったけど、毎回これを手作業でやるのは面倒」と感じた方も多いのではないでしょうか。
実際、スキャンした書類1件のファイル名を手動で付けるのに約2分かかります。月50件なら約1.7時間、月200件なら約6.7時間。確定申告の繁忙期にはさらに増えます。
スキャンゴは、この「ファイル名を付ける作業」を自動化するツールです。複合機でスキャンしたPDFをAIが読み取り、「日付_取引先_金額_書類名」のファイル名を自動で付けます。
スキャンゴの仕組み
複合機でスキャンすると、指定フォルダにPDFが保存される
スキャンゴがフォルダを監視し、新しいPDFを自動検知
AIがPDFの内容を読み取り、日付・取引先・金額・書類種別を判別
電帳法の検索要件を満たすファイル名に自動リネーム（約10秒）
命名規則はカスタマイズ可能。手書きの領収書やスマホで撮影した画像にも対応しています。
まとめ
電子帳簿保存法のスキャナ保存で押さえるべきポイントをまとめます。
- ファイル名に「日付・取引先・金額」を含めるのが最もシンプル
- 日本語OK、区切りはアンダースコアがおすすめ
- 日付は書類に記載されている取引年月日を使う
- 原本廃棄は入力期間内スキャン＋解像度＋タイムスタンプが条件
- スマホ撮影も手書き領収書も同じルールで保存
- 税務調査では「検索して提示できるか」が最重要
ルールはシンプルですが、件数が増えるとファイル名を付ける手間が負担になります。スキャンゴを使えば、この作業をAIで自動化できます。