発注書・納品書・請求書の突合に時間がかかる本当の理由

発注書・納品書・請求書の三点突合は、多くの会社で「時間はかかるが仕方のない作業」として扱われています。ところが実際に時間を食っているのは、突合そのものではありません。突合する書類を探している時間です。

1件あたりの照合作業は、書類が3枚そろって手元にあれば1分もかかりません。それが10分かかるとしたら、残りの9分は探す時間です。この記事では、購買・商品管理部門の書類が「そろっているのに探せない」状態になる原因と、その直し方を整理します。

なぜ購買の書類は突合しづらいのか

経理の書類と比べたとき、購買・商品管理の書類には突合を難しくする性質が3つあります。

① 1つの取引に書類が3〜4枚ぶら下がる

請求書だけを扱う経理と違い、購買は1件の取引に対して発注書・注文請書・納品書・受領書・検収書…と複数の書類が発生します。しかもそれぞれ発生するタイミングが違います。発注は先月、納品は今月、請求は月末。時系列がバラバラなものを、あとから1本につなぎ直すのが購買の書類管理です。

② 書類ごとに載っている「共通のキー」が違う

ここが最大の難所です。発注書には発注番号がありますが、納品書に発注番号が記載されているとは限りません。先方の伝票番号しか入っていないこともあります。請求書は複数の納品をまとめた合計金額で来ます。

3枚を一発でつなぐ共通キーが存在しないため、結局「取引先」と「日付の近さ」と「金額」を人が見比べて紐づけることになります。

③ 保管場所が書類ごとに分かれている

発注書は購買システムから出力、納品書は複合機でスキャンして共有フォルダ、受領書は現場が紙で保管、請求書は経理に直行。1つの取引の書類が、部署も媒体もまたいで散らばっている状態です。

この3つが重なると、「書類はすべて社内にあるのに、1件つなぐのに10分かかる」という状況が完成します。

突合しやすいファイル名の付け方

共通キーが存在しないなら、ファイル名の側に共通キーを作ってしまうのが現実的な解です。基幹システムを入れ替えなくても、命名ルールだけで大半は解決します。

購買の書類に向いているのは次の形です。

この形にすると、共有フォルダで「◯◯産業」で検索するだけで3枚が並んで表示されます。金額まで入っているので、並んだ時点で一致・不一致がその場で分かります。突合の9割はここで終わります。

先に決めておくべき3つのこと

このルールを崩さず運用するには、事前に決めておくことが3つあります。

• 取引先名の表記を1つに固定する — 「◯◯産業」「◯◯産業株式会社」「(株)◯◯産業」が混在すると検索で1本にまとまりません。株式会社を付けない、と決めるのが最も揺れません
• 日付の基準を書類種別ごとに決める — 発注書は発注日、納品書は納品日、請求書は請求日。これを決めておかないと、同じ取引の3枚が別の月に散ります。迷うなら「その書類に印字されている日付」に統一するのが実務では最も揺れません
• 金額を入れる書類・入れない書類を決める — 受領書や検収書には金額がないことがあります。無い書類は金額欄を省く、と決めておけば「0円」のようなゴミが混ざりません

発注番号は入れるべきか

発注番号を持っている会社なら、先頭に入れる形も有力です。

ただし前述のとおり、納品書や請求書に発注番号が印字されていないことが多いのが実情です。番号が取れない書類が3割を超えるようなら、番号ベースは諦めて「取引先＋金額」で寄せたほうが運用は続きます。

フォルダは書類種別で分けない

よくある失敗が、フォルダを「発注書」「納品書」「請求書」で分けてしまうことです。整理としては自然に見えますが、突合の作業とは逆方向です。

突合は「1つの取引の3枚を集める」作業なのに、書類種別でフォルダを分けると3つのフォルダを行き来することになります。フォルダを開き直すたびに集中が切れ、1件10分の作業が生まれます。

推奨は年月フォルダだけの浅い構成です。

種別で分類したい場合も、フォルダではなくファイル名の中に書類種別を持たせるほうが強くなります。ファイル名に入っていれば、検索窓に「納品書」と打つだけで種別による絞り込みができます。フォルダと違って、絞り込みと横断検索を両立できるのが利点です。

ルールを決めても運用が続かない理由

ここまでの内容は、多くの購買部門で一度は検討されています。それでも続かないのは、リネーム作業が月末に集中するからです。

購買の書類は月末にまとめて届きます。棚卸や検収と重なるいちばん忙しい時期に、「スキャンしたPDFを1枚ずつ開いて、取引先と金額を確認して、ファイル名を打ち直す」作業が上乗せされます。最初に切り捨てられるのがこの作業です。

そして一度「あとでまとめてリネームする」フォルダができると、そこが二度と片付かない置き場になります。翌月も同じことが起き、半年後には数千件のscan001.pdfが残ります。

つまり、続く仕組みにするための条件は次の2つです。

• 保存する瞬間に名前が付いていること — 「あとでリネーム」の余地を残さない
• 繁忙期に人の手が増えないこと — 月末に作業量が増える設計なら、月末に必ず止まります

スキャン直後に自動でファイル名を付ける

最近は、AIがPDFの中身を読み取ってファイル名を自動生成する方法が使えるようになりました。複合機のスキャン先フォルダを監視しておき、スキャンした瞬間に「202607_◯◯産業_納品書_480000円.pdf」の形に変換する、という仕組みです。月末にまとめてスキャンしても、リネーム作業は発生しません。

購買・商品管理の書類で使う場合、確認しておきたいポイントが3つあります。

• 発注書・納品書・受領書・検収書を書類種別として登録できるか — 請求書・領収書しか想定していないツールだと、納品書を請求書と誤認したり、そもそも種別として選べなかったりします
• 取引先名の表記を統一できるか — 書類には「株式会社◯◯産業」と印字されていても、ファイル名は「◯◯産業」に寄せられること。ここが揃わないと検索で1本にまとまりません
• 金額の無い書類を扱えるか — 受領書や検収書のように金額欄が空の書類で、命名ルールが崩れないこと

スキャンリーはこの3点に対応しています。書類種別と命名ルールは自社で自由に登録でき、自社名・取引先名の表記ゆれを統一する設定もあります。書類の種類ごとに保存先フォルダを振り分けることもできます。

まとめ

三点突合に時間がかかるのは、照合作業そのものではなく、書類を探す時間です。書類ごとに共通キーが違い、保管場所も分かれているため、1件つなぐのに何度も探し直すことになります。

なお、納品書や請求書など税務に関わる書類の保存方法については、電子帳簿保存法のよくある質問もあわせてご覧ください。制度上の要件については、最終的に顧問税理士や所轄税務署にご確認ください。